Tietosuojaseloste

 

  1. Rekisterinpitäjä
Safedo Oyj, Leväsentie 2
70700 KUOPIO
  1. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Marko Parviainen, toimitusjohtaja
Postiosoite: Safedo Oyj/henkilörekisteriasiat
Leväsentie 2, 70700 KUOPIO
Puhelin: 010 279 2601
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@safedo.fi
  1. Rekisterin nimi

Safedon asiakasrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhteen sopimuksen täytäntöönpanemisen mahdollistaminen (Art 6 kohta 1b), jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamisen mahdollistaminen rekisteröidyn pyynnöstä. Lisäksi asiakasrekisteriin kertyy tietoja lomakkeiden täyttämisestä. Lomakkeiden tavoitteena on tarjota mahdollisuus antaa palautetta, esittää kysymyksiä tai osoittaa tarjouspyyntöjä Safedo Oyj:lle. Palautelomakkeella kysytään palautteen antajan yhteystiedot palautteen käsittelyä varten, mutta palautteen voi lähettää myös anonyymisti. Palautteenantajan pyynnöstä rekisterinpitäjä pyrkii itse tai vastuuhenkilön kautta selvittämään palautteessa esitetyn kysymyksen tai järjestämään muun yhteydenoton palautteen asianmukaiseksi käsittelemiseksi.
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, asiakkaiden pätevyyksien ylläpito, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.
Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen palveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esim. mainonnan kohdentamiseen luovuttamalla henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanien palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
  1. Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja
  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Edustamansa yhteisö
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus
  • Henkilökortin kuva
  • Toimitusosoite
  • Laskutusosoite
  • Tiedot aikaisemmista tilauksista
  • Tiedot asiakkaan suorittamista koulutuksista ja pätevyyksistä
  • Kontaktihistoria
  • Vastuualue edustamassaan yhteisössä
  • Asiakkaan jättämän tiedustelun tai palautteen sisältö

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaalta itseltään koulutusten yhteydessä, asiakkaan tekemistä tilauksista verkkokaupassa, verkkolomakkeilla, puhelimessa tai sähköpostilla. Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen.
Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppanien käyttöön, paitsi koulutusten järjestämiseen, pätevyyksien ja suoritusmerkintöjen ylläpitoon, luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa, sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, viranomaisvaatimukset, koulutusta hallinnoivien kattojärjestöjen ohjeistukset, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
  1. Säännönmukaiset tietojen siirrot ja luovutukset
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppanien käyttöön, paitsi koulutusten järjestämiseen, pätevyyksien ja suoritusmerkintöjen ylläpitoon, luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa, sekä lainsäädännön velvoittaessa.
Säännönmukaisia tietojen luovutuksia tehdään seuraaviin järjestelmiin koulutusten järjestämiseen, pätevyyksien ja suoritusmerkintöjen ylläpitoon liittyen:
  • Punaisen Ristin koulutusohjelman mukaisen ensiapukoulutuksen suorittajat rekisteröidään Punainen Risti Ensiapu Oy:n Competence Admin-järjestelmään.
  • Kuorma- ja linja-auton sekä taksin kuljettajien ammattipätevyyden jatkokoulutuksen suorittajat rekisteröidään Traficomin järjestelmään.
  • Työturvallisuuskorttikoulutuksen suorittajat rekisteröidään Työturvallisuuskeskuksen rekisteröintijärjestelmään.
  • Tulityökorttikoulutuksen suorittajat rekisteröidään SPEK:in rekisteröintijärjestelmään.
  • Sähkötyöturvallisuuskorttikoulutuksen suorittaja rekisteröidään SETI:n rekisteröintijärjestelmään.
Yksittäisen palautteen käsittelyä varten siinä annettuja tietoja luovutetaan vain sille Safedo Oyj:n kuuluvalle yhteisölle tai henkilölle, jolle palaute on osoitettu.
Palautteen kohdistuessa tavarantoimittajiin tai muuhun EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella olevaan yhteisöön, palautteen sisältämiä tietoja luovutetaan kyseessä olevalle yhteisölle rekisteröidyn toimeksiannon toteuttamiseksi tai henkilötietolain 22, 22 a tai 23 §:n perusteella.
Rekisteristä ei luovuteta tietoja muussa kuin palautteen käsittelemistarkoituksessa.
Tietoja voidaan säilyttää palvelimilla, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
  1. Henkilötietojen säilyttämisaika
Palautelomakkeella annetut tiedot poistetaan rekisteristä kokonaisuudessaan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua palautteen perusteella annetusta vastauksesta tai muusta yhteydenotosta. Jos palautteen käsittely edellyttää useita yhteydenottoja palautteenantajaan lasketaan kolmen kuukauden aika viimeisestä yhteydenotosta.
Palautteet, joiden rekisterinpitäjä ei katso edellyttävän yhteydenottoa palautteenantajaan, poistetaan rekisteristä yhden kuukauden kuluessa palautteen saapumisesta rekisterinpitäjälle.
Henkilötunnus tai henkilökortin kuva poistetaan rekisteristä viimeistään 30 vuorokauden kuluessa koulutuksen päättymisestä tai kuitenkin kun asiakkaan suorituksen rekisteröinti on tehty katto-organisaation järjestelmiin. Toimitusosoitteet poistetaan 180 päivää tapahtuman alkamisen jälkeen.
Rekisteröity voi myös itse pyytää tietojensa poistamista rekisteristä.
  1. Evästeiden ja muiden tekniikoiden käyttö
Safedo Oyj voi käyttää verkkosivustollaan evästeitä sekä muita vastaavia tekniikoita palveluiden toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Evästeillä varmistetaan palvelun turvallisuutta, tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Evästeitä voidaan lisäksi käyttää sen selvittämiseksi, mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä sekä miten ja milloin verkkopalvelua käytetään. Näiden tietojen perusteella verkkopalvelua pyritään kehittämään entistä paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi.
Verkkosivustolla saatetaan käyttää käyttäjäseurannassa Google Analytics -ohjelmistoa, jonka tarjoaa Google Inc. (myöhemmin ”Google”). Google Analytics yksilöi käyttäjän evästeillä. Sivuston käyttöä koskevat tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla mm. Yhdysvalloissa. Kerättyä tietoa käytetään verkkosivuston käyttöä koskevien raporttien koostamiseen, ja raporttien tietosisältöä käytetään kävijämäärätilastoinnin sekä palvelun parantamisen tarkoituksiin. Lisätietoja Googlen analytiikkaseurannasta saa Googlen tietosuojasivulta. Google Analytics -seurannan voi estää osoitteessa http://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Verkkosivuston käyttäjä voi hallinnoida evästeiden käyttöä myös muuttamalla verkkoselaimensa asetuksia. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia verkkosivuston palveluita voi käyttää.
Sivustomme sisältää linkkejä sosiaalisen median kanaviin. Nämä linkit johtavat kolmansien osapuolien sivustoille, jotka saattavat kerätä sivustolla vierailevien käyttäjien henkilötietoja ja joiden tietosuojaperiaatteet eivät välttämättä vastaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja henkilötietojen käsittelyn perusteita.
  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

 

  1. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Tietojen tarkastusta ja oikaisua koskeva kirjallinen pyyntö tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (ks. kohta 2) tai sopimalla etukäteen rekisteriasioista vastaavan henkilön kanssa tietojen tarkastuksesta rekisterinpitäjän luona. Jos asiakas pyytää useampia jäljennöksiä tai useammin kuin kerran vuodessa, voi rekisterinpitäjä periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

 

  1. Tiedon korjaaminen

Tietojen korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja toimitettava kohdassa 2 osoitettuun osoitteeseen. Asiakkaan tulee esittää tietojen korjauspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset asiakkaan perustiedot.

 

  1. Suostumukset ja kiellot
Asiakas voi antaa rekisterinpitäjälle tietoyhteiskuntakaaren 200 §:n mukaisia suoramarkkinointisuostumuksia tai kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin.
Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa. Jos asiakas ei anna lainkaan suostumuksia ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään asiakkaalle vain Safedon palveluiden toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon tarpeellista asiakassuhdeviestintää.
Suostumuksia ja kieltoja asiakas voi antaa ja ylläpitää ottamalla yhteyttä kirjallisesti kohdassa kaksi annettuihin yhteystietoihin. Tässä yhteydessä tulee esittää asiakkaan yksilöintiin tarvittavat asiakkaan perustiedot.
  1. Lopuksi

Safedo pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutoksista voidaan ilmoittaa asiakkaalle tai olla ilmoittamatta. Tästä syystä Safedo kehottaa asiakkaitaan ajoittain tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen mahdollisten muutosten varalta.